Secretária de Dentista
Lembre-se dia 30 de setembro é dia da secretária, por isso resolvi tocar neste delicado assunto : Nossa equipe auxiliar, ou seja, secretárias, recepcionistas, ACD ou ASB, THD, TSB e TPD (uma sopa de letras, não é não?).
Vamos lá , já escrevi algumas coisas sobre equipe e acho interessante se você não teve oportunidade de ler dar uma olhada. Clique aqui e veja.
Onde nos dentistas sofremos mais em relação a equipes auxiliares? Em minha opinião é na qualidade dos cursos de formação destes auxiliares. A maioria das vezes estas auxiliares de odontologia são formadas pelo próprio dentista e o acompanha por anos. Aprendem o necessário para tocar o dia-a-dia e normalmente nao tem muita possibilidade de se atualizar. Caro colega é essa a realidade no Brasil, não dá pra negar. Os cursos são fracos e concentrados nos grandes centros impossibilitando a formação com qualidade técnica necessária. Com a chegada dos auxiliares de saúde bucal no PSF pipocaram milhares de cursos Brasil afora e a qualidade nem sempre é satisfatoria. Aqui em São Paulo (em SP capital eu disse) tem uns cursinhos “meia boca” que dão aulas teoricas fracas e jogam literalmente diversos jovens no mercado de odontologia sem a devida qualificação, temos no Brasil também cursos de altíssimo nível em entidades como APCD , SENAC e ABO.
Ai uma pessoa destas com a maior das boas intenções e principalmente com um diploma fresquinho, cai em seu consultório e começa a trabalhar e você caro(a) colega perde tempo precioso treinando ensinando um funcionário que já deveria “teoricamente” estar preparado .
Bem vamos direto ao ponto. Você encarou a tarefa, achou legal dar oportunidade , tecnicamente a pessoa está evoluindo, você nota o seu progresso, resolveu investir. Legal, ponto para você.
Ai vem a outra parte que extrapola a técnica propriamente dita. O atendimento a seu paciente. Atender é uma arte que pode e deve ser ensinada e aprendida todos os dias. Em nosso ambiente do consultório de odontologia, normalmente a equipe é pequena e qualquer discrepância de humor em um de seus membros logo é percebida e reflete em toda a equipe e é sempre ou quase sempre notada pelo paciente. Por isso sempre fui e continuo sendo a favor de estimular o dialogo franco e direto com toda a equipe.
Nossos pacientes ao chegar em nosso consultório (ou até antes mesmo de chegar) lidam com nossos(as) auxiliares, eles(as) são a voz ao telefone que ligam para marcar um retorno ou confirmar uma consulta, o “sorriso” que abre a porta (na verdade quem abre a porta é mão, mas nada como um rosto sorridente nos recepcionando, concorda?), quem serve o cafezinho, que oferece água. Por isso a importância de estarem bem preparadas e completamente cientes de sua responsabilidade (e importância) no lidar com o cliente (ou paciente como achar melhor). (Leia: Funções de Secretária de dentista)
Hoje o recado é para você colega dentista. Se você ainda é daqueles que acredita que pagando mal a secretária ou auxiliar consegue economizar uma graninha no fim do mes para melhorar seu lucro, sinto informar-lhe você esta redondamente enganado, errado e equivocado (sem querer ser redundante). Invista na qualidade de vida de sua equipe e qualidade de vida quer dizer dar dignas condições de crescimento, inclusive financeiro. Ter um bom salário, um carro, conseguir pagar uma faculdade etc.
Se você está insatisfeito com sua secretária, auxiliar ou equipe ela também pode estar insatisfeita com você. Hoje o jogo é de um time e não somente do “chefe”. Se seu funcionário não estiver motivado, satisfeito com suas condições de trabalho, salário, beneficios e tudo mais que possa lhe impulsionar a levantar da cama todo dia e ir trabalhar e a estar bem consigo mesmo, com certeza ele(a) não irá produzir e dar o máximo de si. Em não dando o máximo quem sofre é o seu bolso no fim das contas e não o dele(a) , acredite.
Temos casos na odontologia de dentistas que se casam com suas secretárias, temos casos de secretárias ou auxiliares que viram dentistas. Mas também já vi casos de ódio mortal entre auxiliares seus “chefes”. Nosso ambiente de trabalho, como já disse antes , normalmente é pequeno. Devemos fazer o máximo para tornar os momentos que passamos lá os melhores. Criar um ambiente positivo com certeza refletirá em um aumento da produtividade, da motivação e da dedicação de sua equipe e isso será sentido no movimento de sua clínica ou consultório.
Ai você me diz:” – Mas ela é uma pessoa que não tem condições!”
Bem ai só tem um jeito meu caro(a): mande embora, mas lembre-se que você comecará do ZERO “again” e a próxima poderá ser pior ( sabe o lançe do “eu era feliz e não sabia“, pois é pense nisso!).
Alguns pontos importantes para você refletir:
- Estou pagando adequadamente minha auxiliar?(adequadamente nem sempre quer dizer “o que todo mudo paga”!!)Não deixe de ler : Salário, remuneração e beneficios em odontologia
- Ela atende minhas expectativas? Caso nao atenda, há como melhorar?
- Onde eu poderia melhorar em minha comunicação facilitando a vida dela e consequentemente a minha?
- Em momentos de conflito você se coloca como dono(a) da razão, o todo poderoso, o chefe, ou sabe admitir que também erra? (ou você nunca erra???)
Veja que a relação é delicada mas se vocês formam uma equipe tem que aprender a trabalhar como tal.
Se você é uma auxiliar de odontologia, secretária de dentista e esta lendo este artigo, reflita também o que você pode melhorar, não jogue a culpa somente no “chefe” (aquele carrasco de branco que me atormenta todo dia!!!!). Exponha de forma clara sua insatisfação e dê sugestões de como melhorar a rotina. Mas saiba como falar, vá com jeito. Com certeza um bom dialogo ajuda bastante a dirimir mal entendidos e conflitos mal resolvidos ou mal explicados.
Reflita sobre os pontos acima, mude a rota se necessário e no dia 30 de setembro compre ao menos uma rosa pra sua secretária.
Um forte abraço,
Marcos Rocha
P.S. Falando em auxiliares acho legal você dar uma passada no blog da Nísia (jabá de graça viu Nísia!!! ;-0) e quem sabe até mandar sua secretária ou auxiliar para o próximo clube Markentista no Rio de Janeiro(que alias continua lindo!!!), com tudo pago. Tá achando que é brincadeira, mas não é não. A Nísia é mulher e muito mais delicada (e habilitada) para tratar com nossas queridas auxiliares e ensinar e dar dicas sobre atendimento que encante seu paciente. Um excelente investimento para seu negócio, acredite!
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Gerenciamento , Controle e Equipes.
Um dos grandes problemas dos consultórios odontológicos é a grande quantidade de itens a ser controlados. São diversos materiais utilizados em cada procedimento, o desgaste da broca, luvas, mascaras, material restaurador em pequenas e as vezes minimas quantidades, etc etc. Fica difícil realmente um controle efetivo, infelizmente tenho mas noticias, ele é importante e necessário.
A falta de controle é uma das causas de problemas financeiros dos consultórios e consequentemente dos colegas.
Controle de estoque, de pagamentos e recebimento, de retornos dos pacientes, de quantidade de orçamentos efetivamente concretizados, controles, controles, controles, e ai você pensa: “mas onde vou arrumar tempo para atender meus pacientes?”.
O Dentista enquanto “realizador” do trabalho não tem tempo para tanto “controle”, logo precisa estar assessorado por uma equipe eficiente. No momento atual equipes multidisciplinares de profissionais e auxiliares dividem espaços em consultórios de odontologia, nada mais lógico que em uma clínica com um volume maior de atendimentos ter um profissional responsável pela administração geral ( finanças, estoque, etc) ou seja criar e manter controles.
Controlar o consultório tratando-o como uma empresa estabelecendo rotinas fáceis de ser seguidas por todos da equipe é o primeiro passo para o sucesso.
Profissionalizar o consultório deixa o Dentista com mais tempo para atender, se atualizar e viver como qualquer mortal, tendo até direito a férias, eu sei que você não acredita que isto é possivel.
Consultório não deve ser sinônimo de prisão, o profissional deve ter possibilidade de se ausentar e a vida continuar sem sua presença, por isto a importancia de controles adequados e equipe multidisciplinar.
Mesmo o Dentista que trabalha só deve ter controles que lhe possibilitem uma visão macro de seu negocio, só que neste caso parte de seu tempo será gasto e sua produtividade será prejudicada, logo é uma questão de mensurar o custo beneficio de cada situação.
O excel da microsoft é um excelente software que pode ajudar na tarefa caso o profissional não possua um especifo para gerenciamento de consultório odontológico.
Bem o mais importante é tratar seu consultório como empresa, em todos os aspectos e criar controles
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