Dica de Leitura: Hora de fazer a lição de casa
Reportagem de capa da edição Agosto-Setembro /nº 20 da revista Exame PME apresenta os “problemas” gerados pelo crescimento as vezes
Capa Exame ed. 20
desordenado das pequenas empresas. Vale a pena ler e aprender onde não errar.
E seu consultório de odontologia está crescendo mesmo no meio da crise?
Você tem tem o hábito de fazer estudos comparando períodos (trimestre/ano)?
E seus custos com pessoal, treinamento, marketing, ocupação, material de consumo, comunicação?Você tem olhado para eles com carinho?
E o seu lucro? Aumentou? diminuiu? Está estagnado há tempos? NDA
Em sua visão até que ponto ter mais pacientes(ou mais do que você pode dar conta) em um consultório de odontologia é um fator que pode lhe prejudicar ao invés de ajudar?
E as formas de pagamento, tem ajudado ou prejudicado seu fluxo de caixa do consultório?
As questões acima são digna de muito estudo, não por mim, mas por cada dentista que tem um negócio e quer que ele propere.
Se puder nos ajude com sua experiência.
Forte abraço,
Marcos Rocha
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Você conhece seu consultório?
Pode parecer estanho mas alguns colegas, vivem uma rotina tão alucinada entre atendimentos, cursos, contas do consultório, protéticos que não entregam serviços etc , etc e etc que acabam não tendo tempo hábil para cuidar do básico. 
Neste fim de semana ouvi um relato interessante do diretor de um grande jornal de odontologia. Um colega, assinante do referido jornal, ligou diversas vezes para a redação do jornal reclamando que não recebia o jornal a diversos meses. Foi feito um grande rastreamento em cada etapa da logística e não se encontrava o problema. No fim de muito se quebrar a cabeça chegaram a conclusão que o jornal estava sim sendo entregue. Mas como o dentista não recebia? Chegaram então a secretaria (a bípede, lembra?) do referido colega. O dentista depois de tanta confusão descobriu que ela recebia o jornal e o colocava na sala de espera para os pacientes, mesmo sendo um jornal voltado para o dentista. Sim tudo bem a secretária estava fazendo algo errado, but….
Para refletir:
1.O colega não “visita” (ao menos de vez enquanto) sua própria sala de espera?
2.A comunicação entre a equipe deve ser uma beleza.
3.O local que o paciente é recepcionado e espera o atendimento é relegado a segundo plano?
Bem, sei que nossa rotina é complicada, mas infelizmente temos que assumir o controle e as rédeas de nosso negócio ou pagar alguém para que faça isto. E o engraçado é que nosso sucesso profissional esta ligado diretamente a aumentar o número de pacientes/clientes em nosso consultório, o que as vezes implica em aumentar a equipe, as instalações…
Mas e a qualidade? Se aumentamos o número de pacientes e nossa estrutura não esta preparada para a demanda isto pode, a médio prazo, prejudicar ao invés de ajudar, pense nisso.
Se você tem uma estrutura pequena é fácil fazer o controle (mesmo que as vezes não seja feito), mas conforme o negócio vai crescendo, mais salas, mas funcionários, mais equipamentos, a coisa vai começando a dificultar. Então vale a pena de vez enquanto dar uma circulada, colocar-se no lugar do paciente, sentar numa cadeira, olhar para o teto e assim por diante. Você terá grandes surpresas e as vezes não muito agradáveis.
Um forte abraço,
Marcos Rocha
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Remando na mesma direção
Faça o seguinte exercicio mental:
- Imagine uma lagoa (bem calma!)
- agora imagine uma canoa (barco, caiaque ou algo que use remos para se deslocar!)
- e agora imagine quatro pessoas dentro desta canoa, cada uma com um remo.
- e por último tente imaginar duas remando para um lado e duas em sentido contrário
Bem você ja deve ter passado por esta experiência na vida ou ao menos visto alguém em uma situação parecida, o barco não sai do lugar ou começa a girar em seu próprio eixo, sendo, dependendo da situação, algo cômico.
Numa empresa ou consultório isto pode não ser tão divertido.
Conseguir gerenciar uma equipe é uma arte, alias ser lider é uma arte, mas não é impossivel, na verdade é algo que pode ser de certa forma aprendido ou ao menos tentado (minimizando conflitos internos)
Nínguem é sempre 100% certo nem tão pouco errado. Lidar com pessoas é uma das mais arduas tarefas dentro de uma empresa. Cada um apresenta caracteristicas que somada a outras do grupo faz o trabalho acontecer. Mas também cada um trás em sua formação pontos que podem em determinado momento ser negativos para a equipe. Logo encontrar o equilibrio é um trabalho constante do lider da equipe que normalmente na odontologia cabe oa Dentista.
Fazer o gol é o mais “fácil” vamos assim dizer, mas levar a bola ao pé do artilheiro é um trabalho que demanda união e em odontologia não é diferente.
Certa vez enchi a boca para defender meus funcionários perante alguem com um pouco mais de experiência e o que ele disse me deixou chocado. “Você não tem uma equipe ainda, o que você tem é uma porção de gente trabalhando juntas…” Ele estava coberto de razão pude perceber mais adiante.
Formar uma equipe demanda tempo e muito mais muito trabalho mesmo, mas é uma tarefa possivel.
Uma equipe consegue segurar o rojão da falta de um funcionário ( que em pequenas empresas chega a ser um desastre) e tem plena consciência que faltar é deixar os colegas literalmente em uma enrascada, por isto a falta quando ocorre é sempre muito bem adminstrada.
Você sabe que está no caminho certo e próximo de possuir uma equipe quando :
- a própria equipe administra os problemas e já trás as soluções prontas e os problemas resolvidos
- todos passam meses sem pisar na bola (faltas desnecessárias, saídas sem motivo etc)
- seus pacientes se sentem até constrangidos por faltar a uma consulta prejudicando a rotina da clínica e da equipe toda
- você percebe que seus fornecedores (dental , protéticos) sempre entregam tudo em dia sem muitas cobranças (e observe que de certa forma eles também fazem parte do time!!!)
- a rotina de sua clínica ou consultório é mantida sob controle mesmo sem você por perto
- existe um espirito real de confiança mútua entre todos
Atenção: ter uma equipe é diferente de sair prá tomar chopinho no fim do expediente com todo mundo (aliás a lei seca está ai!!!)
Remar na mesma direção é ter uma equipe comprometida com o negócio como se fosse seu. Por isto é importante remunerar adequadamente, respeitar as limitações de cada um, motivar e elogiar sempre e de forma honesta os acertos e tentar corrigir os erros de forma aberta e com naturalidade.
Não exija mais que o combinado ou mais do que você pode exigir pelo que você paga. De ferramentas para sue equipe desenvolver o trabalho de forma adequada. Não reclame sem antes verificar o que realmente aconteceu.
O trato com pessoas é sempre muito delicado, cada um tem uma história “escondida”, um passado meio “subliminar” que por vezes é disparado por uma palavra ou gesto infeliz ou mal colocado em um momento de pura bobeira ou infelicidade, por isto todo cuidado é pouco. Com o tempo, os funcionários ou pares acabam virando cumplices e acabamos meio que tendo quase um casamento paralelo, já nos conhecem e também os conhecemos só de olhar, mas antes que cheguemos a esta fase é bom ter cuidado. Mas acredite, vale a pena pois nada melhor que trabalhar ao lado de pessoas que fazer de tudo para a empresa ir pra frente e remam sempre na mesma direção.
Bem tem uma série de outros aspectos importantes em uma equipe e trataremos deles adiante.
Um forte abraço
Marcos Rocha
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Não perca o controle…
O paciente chega e a peça não , o paciente diz que pagou e a secretária insiste em dizer que não, o horário foi desmarcado e não avisaram ao paciente…
Horários agendados, fichas de pacientes, controle de retornos e de pagamentos tudo deve fazer parte da rotina do consultório para evitar desculpas esfarrapadas e furadas. Hoje em dia o paciente não aceita mais estes procedimentos e rapidamente muda de profissional.
Treine sua equipe e crie rotinas administrativas que tornem os controles viáveis.
Delegue funções mas cheque sempre e de forma aleatória o funcionamento das rotinas.
Rotinas administrativas normalmente são demoradas e enfadonhas para ser implantadas, mas depois facilitam e otimizam o tempo de todos, mas o profissional de odontologia de modo geral acredita que esta função não é dele e acaba delegando de forma digamos total e irrestrita a alguém estas tarefas e ai a coisa acaba “desgringolando” e quando ele descobre a vaca já foi pro brejo. Delegue mas com responsabilidade e cobre os resultados de forma contínua a sua equipe. Não caia no lugar comum , seja diferente e colha os frutos.
Seu paciente com certeza vai se sentir “cuidado” quando seus horários forem respeitados, seu nome for lembrado , sua ficha clínica estiver em ordem e isto vai refletir diretamente na opinião que seu paciente terá sobre seu trabalho mesmo que não tenha nem aberto a boca…
Marcos Rocha
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Marketing e o seu dia-a-dia
Filed under: Ambiente, Atendimento, Controle, marketing, organização
- Atendimento telefônico, agendamento
- Atendimento da recepcionista
- Controle de pagamentos e retornos de pacientes – Organização do consultório
- Ambiente físico do consultório, local , facilidades de acesso , estacionamento etc
- Clima organizacional – gestão da equipe e de conflitos
- Atendimento da equipe técnica (ACD,THD, Protético)
- Atendimento do Dentista
- Serviço prestado em si
- Valor do serviço
- Percepção de custo versus beneficio do tratamento ( aqui não é so o valor monetário que está em questão)
- Percepção do paciente sobre a finalização do tratamento
- Indicação dos serviços do profissionais a outros pacientes
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Aumentando a Produtividade na sua empresa
Como a Odontologia pode se beneficiar acertando a gestão?
O profissional por vezes não tem noção de qual é sua verdadeira taxa de produtividade, quanto ganha por mes, por dia e por hora.
Como disse em post anterior o controle é a solução, implantá-lo pode dar trabalho, mas no fim das contas o Custo x beneficio será excelente.
Equipes são peças fundamentais. Treinamento e remuneração adequada são a parte mais importante do “jogo”.
O video abaixo além de engraçado nos faz pensar nos “modismos” gerados por certos gurus e palestrantes em geral que vem sempre com novas técnicas para melhorar a produtividade na empresa….
Não precisamos inventar a roda para melhorar a produtividade em nossos consultórios e sim implementar controles e valorizar sua equipe (não massacrá-la) .
Um ótimo domingo e aos Pais um feliz dia dos Pais.
Marcos rocha
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Gerenciamento , Controle e Equipes.
Um dos grandes problemas dos consultórios odontológicos é a grande quantidade de itens a ser controlados. São diversos materiais utilizados em cada procedimento, o desgaste da broca, luvas, mascaras, material restaurador em pequenas e as vezes minimas quantidades, etc etc. Fica difícil realmente um controle efetivo, infelizmente tenho mas noticias, ele é importante e necessário.
A falta de controle é uma das causas de problemas financeiros dos consultórios e consequentemente dos colegas.
Controle de estoque, de pagamentos e recebimento, de retornos dos pacientes, de quantidade de orçamentos efetivamente concretizados, controles, controles, controles, e ai você pensa: “mas onde vou arrumar tempo para atender meus pacientes?”.
O Dentista enquanto “realizador” do trabalho não tem tempo para tanto “controle”, logo precisa estar assessorado por uma equipe eficiente. No momento atual equipes multidisciplinares de profissionais e auxiliares dividem espaços em consultórios de odontologia, nada mais lógico que em uma clínica com um volume maior de atendimentos ter um profissional responsável pela administração geral ( finanças, estoque, etc) ou seja criar e manter controles.
Controlar o consultório tratando-o como uma empresa estabelecendo rotinas fáceis de ser seguidas por todos da equipe é o primeiro passo para o sucesso.
Profissionalizar o consultório deixa o Dentista com mais tempo para atender, se atualizar e viver como qualquer mortal, tendo até direito a férias, eu sei que você não acredita que isto é possivel.
Consultório não deve ser sinônimo de prisão, o profissional deve ter possibilidade de se ausentar e a vida continuar sem sua presença, por isto a importancia de controles adequados e equipe multidisciplinar.
Mesmo o Dentista que trabalha só deve ter controles que lhe possibilitem uma visão macro de seu negocio, só que neste caso parte de seu tempo será gasto e sua produtividade será prejudicada, logo é uma questão de mensurar o custo beneficio de cada situação.
O excel da microsoft é um excelente software que pode ajudar na tarefa caso o profissional não possua um especifo para gerenciamento de consultório odontológico.
Bem o mais importante é tratar seu consultório como empresa, em todos os aspectos e criar controles
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